3 funkcje Dream Report

3 funkcje, z których każda jest wystarczającym uzasadnieniem zainwestowania w Dream Report

W dzisiejszym świecie osoby zajmujące się automatyzacją stoją przed koniecznością stałego doskonalenia swoich usług i robienia „więcej za mniej”. Budżety są bardzo ograniczone. Pracownicy są drodzy i przepracowani. Wybór wśród bogatej oferty narzędzi dostępnych na rynku jest coraz trudniejszy. Analityka biznesowa to chwytliwe hasło używane w biurze sprzedaży, natomiast rzeczywiste potrzeby dotyczą zastosowań przemysłowych. Typowe narzędzia Business Intelligence świetnie radzą sobie z obliczeniami i walutami, tymczasem często potrzebne są rozwiązania, które oferują dużo więcej… W świecie przemysłu potrzeba przemysłowego rozwiązania analitycznego.

Po pierwsze, po co potrzebne są informacje? Są trzy główne powody, z których każdy może być zaspokojony przez Dream Report. Żeby zrozumieć prawdziwe korzyści z jego stosowania, oprócz zaspokajania bieżących potrzeb, musimy przyjrzeć się, czego potrzebuje cała organizacja. Prawdopodobnie bowiem przy podejmowaniu decyzji o jego wprowadzeniu, będą uczestniczyć wszyscy pracownicy – czy to tworząc specyfikację wymagań czy zatwierdzać decyzję o jego zakupie.

Trzy powody wyboru rozwiązania z zakresu przemysłowej analityki biznesowej

Po pierwsze: INFORMACJE POŻĄDANE

Do prowadzenia biznesu niezbędne jest posiadanie informacji. Kto ich nie ma, wypada z gry. Są to tzw. informacje niezbędne – związane z obowiązującymi przepisami prawa. Zwykle zakres i forma tych informacji określona jest przez urzędy i instytucje państwowe lub najlepsze praktyki branży. Informacje niezbędne rzadko prezentowane są w formie potrzebnej do stałego doskonalenia działalności.

By stale ulepszać swój biznes, trzeba móc maksymalizować kontekst danych i generować zestawienia porównawcze w ujęciu miesięcznym, rocznym, lub np. według partii. To właśnie te dane i kontekst ułatwiający podejmowanie decyzji nazywamy informacjami pożądanymi. Są to informacje potrzebne do lepszego prowadzania biznesu. Te dane to wskaźniki KPI na temat jakości, ilości, kosztu, elastyczności, poprawy itd., oraz kontekst ukazujący, jak się one zmieniają.

I w końcu potrzeba również narzędzi, by lepiej rozumieć te dane, móc przeprowadzić dowolną potrzebną w danej chwili analizę. Nikt nie wie, czego potrzebuje, do czasu, gdy jakaś sprawa nie wymaga dokładniejszego zbadania. Jak mówi prawo Murphy’ego „Jeśli coś może pójść źle, to pójdzie”. Najbardziej potrzebne będą te informacje, które w danej chwili nie są dostępne. Stąd tak ważne jest reagowanie na codzienne zmiany i zachęcanie pracowników do sprawdzania i analizowania dostępnych informacji, gdy tego potrzebują.

Musimy także zrozumieć, że pracownicy na różnych stanowiskach potrzebują różnych informacji i danych. Niektórzy muszą korzystać z kokpitów aktualizowanych w czasie rzeczywistym, inni pracują z raportami. W pewnym momencie każdemu może pojawić się nagła potrzeba uzyskania danych i przeprowadzenia własnej analizy.

Po drugie: INFORMACJE NIEZBĘDNE

Ta kategoria zależna jest od przepisów prawna i najlepszych praktyk branżowych. Są to wymagania dotyczące sprawozdawczości, często bardzo konkretnie określone przez instytucje państwowe, których nieprzestrzeganie wiąże się z surowymi karami.

W rzeczywistości, to właśnie ta kategoria danych wytycza kierunki na rynku narzędzi sprawozdawczych od wczesnych lat 90. Większość narzędzi działa na zasadzie wykorzystania danych, znajdujących się w silnie zintegrowanych i dostosowanych systemach biznesowych. Są to jednak obowiązkowe sprawozdania, których sporządzenie jest konieczne bez względu na koszty.

Tego typu przykłady istnieją na każdym rynku. Wytyczne EPA i DNR określają wymagania dla branży wodociągowej, kanalizacyjnej, energetycznej, chemicznej oraz innych. FDA reguluje branżę spożywczą, farmaceutyczną i biotechnologiczną. Leeds, EPBD oraz Energy Star określają wymogi dla rynku automatyki budynkowej. Ogromna ilość przepisów i najlepszych praktyk powoduje konieczność korzystania ze zautomatyzowanych narzędzi do opracowywania ciągłych i okresowych sprawozdań branżowych.

Pewne problemy pojawiają się, gdy konieczne staje się uwzględnienie w aplikacji sprawozdań wymaganych przez przepisy prawa. Raport zawsze sporządza się po zakończeniu projektu, gdy dostępne są wszystkie potrzebne dane. Niestety, zwykle właśnie wtedy budżet jest już na wyczerpaniu. Ryzyko związane z wdrożeniem nowego rozwiązania na tym etapie jest bardzo wysokie. Tymczasem klienci potrzebują narzędzia, które ma największe szanse powodzenia, niski całkowity koszt posiadania, jest proste do nauki i w użyciu oraz zaprojektowane specjalnie do tego zadania.

Połączenie wysokiego kosztu i przykładów ryzyka ukończenia projektu powoduje, że rynek raczej unika raportów. Są one po prostu zbyt trudne do pozyskania, czasochłonne i kosztowne.

Drugi rodzaj danych zazwyczaj udostępniany jest w kokpitach, ale uzyskiwane raporty zwykle są przydatne, jeśli dysponujemy danymi długookresowymi. Do stałego podnoszenia wyników potrzebne są KPI unikalne dla danego przedsiębiorstwa oraz możliwość ich elastycznej zmiany, dostosowania i prezentowania w kontekście pozwalającym na szybkie i proste wdrożenie konkretnych działań. Wiele rozwiązań z zakresu analityki biznesowej z czasem staje się zbyt skomplikowanych w konfiguracji i zarządzaniu. Stają się domeną specjalistów IT.

Zauważamy pojawianie się nowych stanowisk pracy, takich jak Data Scientist, przeznaczonych dla osób, które potrafią skutecznie korzystać z tych narzędzi. Proces generowania raportów i konfiguracji kokpitu polega często na spisaniu specyfikacji, zaplanowaniu pracy, skontrolowaniu wyników w kilka dni lub tygodni później oraz przygotowywania kolejnych iteracji aż do uzyskania pożądanego wyniku końcowego. Jest to podejście czasochłonne i kosztowne, ale niestety większość rozwiązań kokpitowych jest zbyt skomplikowana.

Ponadto, opracowanie przez narzędzie interaktywne najlepszego kontekstu KPI w zestawieniu z innymi danymi w celu uzyskania wymiernych informacji pozwalających na wdrożenie konkretnych działań, wykorzystuje moc obliczeniową, a nie zawsze można sobie pozwolić, by czekać na wyniki. Menadżerowie mają ważniejsze zadania, niż obserwowanie paska postępu. Dlatego właśnie tak ważna jest funkcja wyzwalaczy, dająca możliwość skonfigurowania skomplikowanych statystyk, nawet bardzo wielu, oraz zaplanowanie ich dostarczania do raportu KPI lub kokpitu.

Po trzecie: POSZUKIWANIE INFORMACJI

Prawdopodobnie dane firmy przechowywane są w wielu systemach przemysłowych i biznesowych. W każdej organizacji są użytkownicy, potrzebujący dostępu do tych danych w określonym miejscu i czasie. Potrzebują móc określić tagi, daty i godziny oraz szybko i prosto operować danymi. Mogą chcieć wyeksportować je do Microsoft Excel lub skopiować do schowka i móc użyć w innej aplikacji. System analityczny wdrożony prawidłowo, z użyciem technologii przeglądarki, zapewni pracownikom rozwiązanie działające jak samoobsługowy portal, do którego można zalogować się z dowolnego urządzenia stacjonarnego i przenośnego, poprzez każdą przeglądarkę i uzyskać dostęp do wszystkich danych.

Taki samoobsługowy portal może służyć do opracowywania i weryfikacji KPI lub do tworzenia analiz na żądanie i rozwiązywania bieżących problemów.

Oceniając rozwiązania z zakresu przemysłowej analityki biznesowej, należy upewnić się, że rzeczywiście są one w stanie dostarczyć informacje z trzech omówionych kategorii. Dzięki temu uzyska się pełen obraz i wartościowe narzędzie z korzyścią dla wszystkich pracowników.

Należy ponadto wziąć pod rozwagę 5 fundamentalnych wymagań co do informacji. Rzetelne zbadanie rynku z pewnością zwiększy szanse powodzenia przedsięwzięcia.

  1. Zdolność przetworzenia surowych danych z DOWOLNEGO źródła (w tym także danych pochodzących z różnych źródeł) w KPI odpowiadające wymogom użytkownika.
  2. Możliwość uzyskania KPI w kontekście wystarczającym do bezpośredniego przełożenia na działania. W jaki sposób ten KPI ma się do poprzedniej partii, ubiegłego tygodnia, poprzedniego roku itd., lub do innej zmiennej, mogącej pomóc w procesie decyzyjnym.
  3. Automatyczne generowanie KPI i kontekstu oszczędza czas i pieniądze. Pracownicy mogą skupić się na analizowaniu wyników, a nie na tworzeniu raportów.
  4. Tworzenie KPI to jedna sprawa. Druga to ich analizowanie i podejmowanie w związku z nimi działań. To w tym momencie przydaje się automatyczna wysyłka raportu, np. w formie email, na serwer lokalny lub FTP. Portale są świetnym rozwiązaniem, ale jeszcze lepsze są portale, emaile i dostarczanie gotowych plików.
  5. W końcu, gdy KPI nie wyglądają zbyt dobrze, przydaje się możliwość dogłębnego przeanalizowania danych, przywołania danych powiązanych i bieżący dostęp do wszystkich niezbędnych informacji mogących pomóc w rozwiązaniu i zbadaniu problemu. Dotyczy to także możliwości wyeksportowania danych w celu ich dalszego analizowania w innych programach lub udostępnienia współpracownikom.

Artykuł powstał na bazie artykułu Roya Koka, VP Global Sales and Marketing for Dream Report, pt. “One of these 3 features will justify your purchase – but you’ll get all three with Dream Report”